Wyzwania działów BHP w zarządzaniu dokumentami i zasobami ludzkimi

   Bezpieczeństwo pracy w firmie jest kluczowe zarówno dla prawidłowego funkcjonowania organizacji jak i samego pracownika. Odpowiedni poziom działań pozwoli zabezpieczyć pracowników jak i również utrzymać bezpieczeństwo warunków pracy. 

Wiele firm tworzy dedykowane stanowisko dla osoby nadzorującej dziedzinę Bezpieczeństwa i Higieny Pracy. Zadaniem inspektorów BHP jest między innymi opracowywanie i zarządzanie w firmie dokumentacją związaną z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy czy również przeprowadzanie szkoleń z zakresu BHP nowozatrudnionym i aktualnym pracownikom, a także prowadzenie rejestrów i kompletowanie dokumentów związanych z bezpieczeństwem pracy.

Zarówno pracownik, inspektor i pracodawca są zobowiązani do przestrzegania zasad BHP w firmie. Ponadto pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy poprzez regularne przeprowadzanie audytów, a inspektor do nadzorowania bezpieczeństwa pracy i pracowników oraz do nadzorowania badań lekarskich i BHP pracowników.

Inspektor BHP odpowiedzialny jest również za nadzór stanów technicznych pomieszczeń oraz za dostarczanie kompleksowych danych na temat bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym między innymi raportów na temat szkoleń w zakresie BHP i ochrony przeciwpożarowej  pracowników czy dostarczanie aktualnych instrukcji bezpiecznej obsługi maszyn i urządzeń znajdujących się w organizacji. Każde z zadań, które należą do obowiązków inspektora BHP jest kluczowe dla poprawnego prowadzenia firmy.

   Jak w gąszczu odpowiedzialnych obowiązków wesprzeć funkcjonowanie działów BHP?

   Pracę inspektorów BHP można podzielić na obowiązki związane z technicznymi aspektami prowadzenia przedsiębiorstwa jak i na obowiązki związane z bezpieczeństwem pracowników. Wprowadzanie do firmy procedur czy instrukcji dotyczących bezpieczeństwa pracy należeć mogą do podstawowych zadań na tym stanowisku. Dodatkowo nadzór nad terminowością przeprowadzanych szkoleń BHP czy badań lekarskich pracowników w firmie powodują potrzebę nadzorowania i aktualizowania rejestru dokumentów, a także konieczność kontrolowania terminów obowiązkowych kwalifikacji pracowników stanowić mogą obowiązki osób sprawujących nadzór nad BHP.

   Zwrócenie uwagi na potrzeby wynikające z regulacji przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy może przyczynić się do zmniejszenia szkód wynikających z niewiedzy, lekceważenia czy prób nieprzestrzegania przepisów BHP.

 Aby zoptymalizować i zautomatyzować procesy związane z obiegiem dokumentów w firmie w Matrycy Kompetencji dostępny jest moduł alertów i dokumentów. Moduł pozwala wprowadzać do systemu dokumenty z którymi pracownicy zobowiązani są do zapoznania się. Dodatkowo platforma pozwala na połączenie dokumentu z wybranym elementem na matrycy (np. klasyfikacją, która grupuje umiejętności w kontekście stanowiska), dzięki czemu system powiadomi ocenionych pracowników o konieczności zapoznania się z dokumentem poprzez wygenerowanie alertu. Elastyczność systemu pozwala również do grupy odbiorców alertu dodać pracowników, dzięki czemu powiadamianie może odbywać się niezależnie. SkillBox gromadzi informacje o tym kiedy pracownik zapoznał się z dokumentem, a moduł raportów wskaże wskaźniki realizacji alertów. Za pomocą modułu mailingów system ostrzeże osoby zarządzające alertami i dokumentami, że pracownik jeszcze nie potwierdził zapoznania się z alertem czy dokumentem lub o zbliżającym się terminie zapoznania.

To jedna z dostępnych funkcji, które wspierają bezpieczeństwo procesów w firmie oraz automatyzują pracę. 

Sprawdź system SkillBox Matryca Kompetencji dzięki 
bezpłatnej wersji demonstracyjnej lub skorzystaj z darmowego arkusza Matrycy Kompetencji.

Dodaj komentarz