11-12-2025

Jak wdrożyć nowego pracownika? – preonboarding i onboarding krok po kroku

---

Spis treści:

1. Co to jest preonboarding?
2. Jak wygląda proces preonboardingu?
3. Dlaczego preonboarding ma znaczenie?
4. Czym jest onboarding?
5. Pierwsze 90 dni nowego pracownika
6. Jak powinien wyglądać proces wdrożenia pracownika?
7. Etap 1 – Preonboarding: zanim pracownik przekroczy próg biura
8. Etap 2 – Pierwszy dzień: doświadczenie, którego nie da się powtórzyć
9. Jakie błędy najczęściej popełniają firmy?
10. Moduł onboardingu w Matrycy Kompetencji SkillBox
11. Jak SkillBox rozwiązuje typowe problemy firm?
12. Podsumowanie: onboarding, który działa

W większości firm moment dołączenia nowego pracownika wygląda… podobnie. Zespół czeka, dział HR wysyła listę dokumentów, menedżer gorączkowo przygotowuje laptop i dostęp do systemów, a sam pracownik zastanawia się, co właściwie wydarzy się pierwszego dnia. I choć wszyscy zakładają dobre intencje, to wdrożenie bardzo często rozpada się na chaotyczne zadania, niedopowiedzenia i stres.

Tymczasem onboarding to jeden z istotnych procesów wpływających na efektywność, lojalność i zaangażowanie pracownika. Dobra wiadomość? Ten proces można poukładać, ustrukturyzować, jak również w dużej części zautomatyzować.

W tym artykule przeprowadzę Cię przez kompletny proces preonboardingu i onboardingu – od definicji, przez praktyczne przykłady, aż po najlepsze narzędzia, które znacząco upraszcza całą procedurę.

Co to jest preonboarding?

Preonboarding to etap między podpisaniem umowy a pierwszym dniem pracy. Często bagatelizowany, bywa ważny w budowaniu pierwszego wrażenia, a także zaangażowania.

Jak wygląda proces preonboardingu?

• – pracownik otrzymuje najważniejsze informacje o organizacji,
  
• – firma przygotowuje sprzęt, dostępy, narzędzia,
  
• – HR przekazuje dokumenty, a także formalności,
  
• – menedżer wyznacza opiekuna oraz cele na start,
  
• – pracownik otrzymuje plan pierwszych dni.
  

To właśnie w tym okresie wygrywa się z rotacją „przed pierwszym dniem”. 

Dlaczego preonboarding ma znaczenie?

Bo wypełnia lukę informacyjną. Bez niego pracownik przez 2–4 tygodnie żyje w niepewności: „Czy dobrze wybrałem? Jacy ludzie tam pracują? Co właściwie będę robić w pierwszym tygodniu?” Jeśli firma milczy, pojawiają się wątpliwości. Jeśli działa, rośnie poczucie bezpieczeństwa.

Czym jest onboarding?

Onboarding to pełne wdrożenie pracownika od pierwszego dnia do momentu, gdy potrafi samodzielnie pracować i zwykle trwa od 30 do 90 dni.

To etap, który obejmuje:

• – adaptację kulturową,
  
• – wdrożenie merytoryczne,
  
• – szkolenia stanowiskowe,
  
• – poznanie zespołu i procesów,
  
• – sprawdzenie kompetencji i wyznaczenie celów.
  

Dobry onboarding to nie „szkolenie w poniedziałek i test w piątek”, ale przemyślany proces rozłożony w czasie, a także konsekwentnie monitorowany.

Pierwsze 90 dni nowego pracownika

To właśnie w tym czasie:

• – 22% rotacji następuje w pierwszych 45 dniach,
  
• – około 30% pracowników odchodzi w ciągu 3 miesięcy,
  
• – dobry onboarding zwiększa retencję nawet o 82% (wg badań globalnych).
  

Pierwsze trzy miesiące to fundament, na którym buduje się lojalność, a także efektywność pracownika na lata.

Jak powinien wyglądać proces wdrożenia pracownika?

Etap 1 – Preonboarding: zanim pracownik przekroczy próg biura

1. Przygotowanie narzędzi i dostępu

• – sprzęt (laptop, telefon),
  
• – konta w systemach,
  
• – identyfikatory,
  
• – dostęp do przestrzeni biurowej.
  

Dobra praktyka: przygotuj to co najmniej tydzień wcześniej, ponieważ nic tak nie psuje pierwszego dnia, jak problem z logowaniem.

2. Karta onboardingowa

Jest to dokument, najlepiej w wersji cyfrowej takiej jak w SkillBox, która prezentuje: plan wdrożenia,

• – zadania na pierwsze dni,
  
• – przypisane osoby odpowiedzialne,
  
• – cele na pierwsze dni nowego pracownika.
  

Karta onboardingowa jest ważna zarówno dla nowego pracownika, jak i osób odpowiedzialnych za jego wdrożenie. Umożliwia monitorowanie przebiegu zadań, potwierdzenia z wymaganą dokumentacją oraz zmniejsza poziom zagubienia.

3. Materiały firmowe i dokumentacja

Warto, aby w karcie onboardingowej były zawarte wszystkie niezbędne zadania np.

• – przygotowanie stanowiska pracy,
  
• – podpisanie wymaganych zgód,
  
• – zapoznanie z zespołem.

Dokładne rozpisanie zadań, a także osób za nie odpowiedzialnych znacząco ułatwi wdrożenie nowego pracownika w organizacji.

Etap 2 – Pierwszy dzień: doświadczenie, którego nie da się powtórzyć

Podczas onboardingu należy monitorować realizację karty onboardingowej, aby mieć pewność, że wdrożenie przebiega zgodnie z wcześniejszymi założeniami. System SkillBox umożliwia, podgląd wykonanych czynności, zapoznania się z dokumentami oraz weryfikację uwag pracowników odpowiedzialnych za wdrożenie.

Jakie błędy najczęściej popełniają firmy?

1. Brak planu wdrożenia

Onboarding nie jest procesem, który „robi się sam”. Nawet najlepszy menedżer nie zapamięta wszystkiego przygotowanej odpowiednio karty onboardingowej lub preonboardingowej..

2. Chaos informacyjny

Brak kart, różne wersje plików, a także rozproszone instrukcje wpływają na zgubienie podczas całego procesu.

3. Przeładowanie wiedzą w pierwszych dniach

Gdy pracownik dostaje 20 prezentacji „na start”, realnie nie przyswaja żadnej.

4. Brak mierzenia postępów

Bez monitoringu trudno stwierdzić, czy onboarding przebiega prawidłowo.

5. Brak odpowiedzialności

„Kto miał to zrobić? HR? Menedżer?”
Bez przypisania ról – wszystko jest czyjeś, więc nikt tego nie robi.

6. Brak automatyzacji

Manualne onboardingowanie jednej osoby potrafi zjeść dziesiątki godzin. Przy kilku osobach miesięcznie zaczyna robić się problem.

Moduł onboardingu w Matrycy Kompetencji SkillBox

Matryca Kompetencji SkillBox to platforma, która usprawnia zarządzanie kompetencjami, a z modułem onboardingu również etapy wdrażania nowego pracownika oraz offboarding.
Firmy korzystające ze SkillBoxa mają do dyspozycji możliwość tworzenia własnych kart preonboardingowych, onboardingowych, a także offboardingowych. Platforma wykorzystuję automatyzację w celu przyśpieszenia procesów oraz wprowadza standard. Efekt?

• – pełna widoczność procesu wdrożenia,
  
• – jasno określone role i odpowiedzialności,
  
• – przejrzyste karty dla HR, menedżera i pracownika,
  
• – automatyczne przypomnienia i monitoring,
  
• – szybka kontrola etapu wdrożenia,
  
• – uporządkowaną wiedzę pracowniczą.
  

Przeczytaj więcej o matrycach kompetencji i tym jak wykorzystać ją do rozwoju.

Jak SkillBox rozwiązuje typowe problemy firm?

1. „Nie wiem, co pracownik już zrobił, a co zostało”

SkillBox pokazuje status każdego zadania w onboardingu – HR i menedżer mają pełny wgląd.

2. „Nie mam czasu kontrolować wdrożenia”

System sam pilnuje terminów i przypomina o dokumentach i zadaniach.

3. „Każdy wdraża po swojemu”

Z SkillBoxem tworzysz jednolite standardy onboardingowe.

4. „Ludzi przytłacza liczba informacji”

Karty pozwalają rozłożyć wszystko na logiczne etapy.

Zarządzaj kompetencjami w sposób planowy i umów się na niezobowiązującą konsultację Matrycy Kompetencji SkillBox.

Podsumowanie: onboarding, który działa

Skuteczne wdrożenie pracownika nie polega na jednorazowej prezentacji czy przekazaniu setki dokumentów. To proces, który wymaga: struktury, odpowiedzialności, narzędzi, jak również danych.

Preonboarding buduje bezpieczeństwo i zaangażowanie, a onboarding daje kompetencje, a także fundamenty do samodzielności. System taki jak Matryca Kompetencji SkillBox sprawia, że całość jest przewidywalna, mierzalna i powtarzalna – niezależnie od tego, czy wdrażasz 3 osoby miesięcznie, czy 30.

Może Cię to zainteresować:

Matryca Kompetencji – jak wykorzystać ją do rozwoju?

System HR pracownika produkcji – Wypróbuj już dziś!

Automatyzacja HR w dużych firmach: Jak ją wdrożyć?

CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ?

ZAPRASZAMY NA NASZ FACEBOOK, LINKEDIN ORAZ YOUTUBE

Bibliografia:

1. https://pl.wikipedia.org/wiki/Onboarding
2. https://focusonbusiness.eu/pl/raporty/transparentnosc-onboarding-i-autentycznosc-employer-branding-w-2025-roku/35405?
3. https://www.rp.pl/praca/art41605371-rola-hr-nie-konczy-sie-na-zatrudnieniu?