23-09-2022

Które funkcje zarządzania przybierają na znaczeniu?

---

Zarządzanie to jeden z najistotniejszych procesów występujących w organizacjach. Już w czasach starożytnych można znaleźć informacje o praktycznym stosowaniu zarządzania, które pozwalało na skuteczne kierowanie państwem i społeczeństwem. Dzięki poprawnej organizacji i skutecznemu zarządzaniu, cywilizacja zaczęła się w szybkim tempie rozwijać, dokonała gigantycznego wręcz skoku rozwojowego a wiedza nacji takich jak Starożytnego Rzymu czy Grecji nadal jest przez nas wykorzystywana.

Istotę zarządzania stanowią:

• zasoby ludzkie – uzdolnienia kierownicze i siła robocza,
• zasoby finansowe – kapitał na finansowanie skutecznego funkcjonowania organizacji,
• zasoby rzeczowe – pomieszczenia produkcyjne i biurowe, maszyny, urządzenia, surowce,
• zasoby informacyjne – dane niezbędne do podejmowania decyzji.

Proces zarządzania obejmuje planowanie, organizowanie, przewodzenie i  kontrolę pracy członków organizacji oraz wykorzystanie wszelkich niezbędnych zasobów organizacji do osiągnięcia jej celów.

Planowanie

Wytyczanie celów i określanie sposobów ich wykonania to podstawowe zasady organizacji. Jest to bardzo złożony proces polegający na właściwej analizie i rozpoznaniu, wytyczanie celów końcowych, określenie alternatywnych sposobów osiągania wyznaczonych celów, ocenę wariantów planów, wybranie optymalnego wariantu i wdrożenie go do realizacji.

Dobry plan powinien charakteryzować się: racjonalnością, elastycznością, spójnością, być kompletny, terminowością, celowością, komunikatywnością,

„Szacuje się, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy”  Brian Tracy

Organizowanie

Jeżeli przyjmiemy koncepcję, że organizacja jest układem wielu przenikających się stosunków, dzięki którym ludzie pod kierownictwem menedżerów dążą do wspólnych celów to proces organizowania ma więc wówczas na celu określenie najlepszego sposobu grupowania typów działań i zasobów. Podstawowe czynności przy budowaniu struktury organizacyjnej obejmują:

• Podział pracy,
• Departamentalizację,
• Ustalenie hierarchii organizacyjnej,
• Ustalenie mechanizmów pozwalających na koordynację działalności poszczególnych działów organizacji

Aby ludzie skuteczniej funkcjonowali w ramach struktur organizacyjnych potrzebne im są reguły. Zadaniem zarządzających jest określenie tych reguł z mocy swojego autorytetu i władzy. Podział władzy jest jedną z kluczowych decyzji w procesie organizowania.

Motywowanie

Wiadomą rzeczą jest, że firma to ludzie a posiadanie zmotywowanych pracowników przyczynia się do sukcesu całej organizacji bez względu na stanowisko pracy.

Jednym z największych motywatorów dla ludzi jest lider/kierownik. Trzy podstawowe umiejętności kierownika / przywódcy:

• koncepcyjne – analizowanie, rozwiązywanie problemów.
• społeczne – relacje z współpracownikami oraz ludźmi z zewnątrz.
• techniczne – posługiwanie się narzędziami, obsługa technologii.

Klasyczny zbiór zachowań – ról kierowniczych zwykle wyróżnia:

1. Role interpersonalne: reprezentant organizacji, łącznik między działaniami, przywódca (inspirator działań).
2. Role informacyjne: kierownik – jest źródłem informacji, przekaźnikiem informacji, rzecznikiem informacji.
3. Role decyzyjne: przedsiębiorca, negocjator, rozdzielający zasoby, przeciwdziałający zakłóceniom.

Umiejętności motywacyjne są kluczowym elementem przywództwa. Dzięki temu pracownicy chcą pracować, rozwijać się, awansować dzięki temu są zdecydowanie wartością dodatnią dla przedsiębiorstwa.

Kontrola

Mówi się, że zaufanie jest dobre, kontrola jest lepsza.

Kontrola to końcowa fazą procesu zarządzania. To proces, dzięki któremu osoby zarządzające zapewniają zgodność rzeczywistych działań z planami. Większość kontroli można podzielić na cztery rodzaje:

• kontrolę wstępną,
• kontrolę sterującą,
• kontrolę akceptującą lub odrzucającą,
• kontrolę końcową.

Zdaniem wielu ekspertów szczególne znaczenie ma kontrola sterująca, dzięki której można podjąć dostatecznie wcześnie działania korygujące, które zwykle umożliwiają ograniczenie negatywnych skutków błędnego funkcjonowania.

Klasyczny proces kontroli składa się z:

• ustalania norm i metod pomiaru np. efektywności,
• instrumentów pomiaru,
• ustalenia, czy rezultat jest zgodny z normami,
• podejmowania ewentualnych działań korygujących.

W  zarządzaniu organizacjami stosowane są różnorodne metody i  systemy kontroli w odniesieniu do różnych problemów. Do podstawowych należą sprawozdania finansowe, czyli analiza w kategoriach pieniężnych przepływów dóbr i usług, np. do organizacji, wewnątrz niej i na zewnątrz. Skuteczny system kontroli musi być ścisły, aktualny, obiektywny, elastyczny i realistyczny ekonomicznie oraz organizacyjnie.

SkillBox wspiera funkcje zarządzania kapitałem ludzkim w każdym z wyżej wymienionych punktów. Matryca Umiejętności pozwala zarządzać umiejętnościami podległego zespołu lub przez pryzmat całej organizacji. Matryce Kompetencji pozwalają nadzorować terminowość posiadanych przez pracowników uprawnień, szkoleń, badań lekarskich. System Ocen Okresowych, wraz z Matrycą Kompetencji, pozwala spojrzeć całościowo na pracownika – ocenić kompetencje miękkie, zweryfikować ocenione już umiejętności, wyznaczyć i zweryfikować realizację celów, zbadać potrzeby szkoleniowe oraz zdecydować o dalszej ścieżce rozwoju pracownika.

Współcześnie kapitał ludzki należy do najważniejszych zasobów przedsiębiorstwa. Skuteczna zdolność do zarządzania zasobami ludzkimi jest zależna od wielu czynników, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Podstawowy, to odpowiedni dobór kadry menedżerskiej oraz narzędzia wpierającego kontrolowanie kapitału ludzkiego. Narzędzia, które pomoże wybrnąć z sytuacji trudnych, dotyczących zmian warunków organizacyjnych i  rozwoju podwładnych, i  wówczas jest zazwyczaj w  stanie zagwarantować osiągnięcie sukcesu w  realizacji oczekiwanych celów firmy.

Polecamy o zawnioskowanie o bezpłatne Demo Matrycy Kompetencji!