07-04-2025

Matryca Kompetencji – jak wykorzystać ją do rozwoju?

matryca kompetencji uruchomiona na laptopie

Matryca kompetencji (ang. competency matrix lub skill matrix) to narzędzie HR skupiające się na rozwoju pracowników w organizacjach. Jest niezbędne w dla każdej firmy, która chce być elastyczna i innowacyjna, a także przystosować się do zmieniających się warunków rynkowych. Dzięki matrycy kompetencji zakłady mogą lepiej zarządzać kapitałem ludzkim, a także umożliwić szybszy i efektywniejszy rozwój kariery zawodowej pracowników.

Największą wartością matrycy kompetencji nie jest to, że “wiemy kto co umie”, ale to, że możemy działać na podstawie tych danych.

Wyobraź sobie zespół, w którym każdy pracownik zna swoje mocne strony, lider dokładnie wie, kogo rozwijać i w jakim kierunku, a HR nie błądzi po omacku podczas planowania szkoleń. Tak właśnie działa dobrze wdrożona matryca kompetencji. W tym artykule pokażę Ci, jak ją stworzyć, wdrożyć i naprawdę wykorzystać — nie tylko jako tabelkę w Excelu, ale jako narzędzie strategiczne.

JAK DZIAŁA MATRYCA KOMPETENCJI, CZYLI MACIERZ KOMPETENCJI

Matryce kompetencji tworzone są w postaci tabeli, w której wiersze reprezentują pracowników, a kolumny, zestaw wymaganych kompetencji, zarówno twardych (hard skills), jak i miękkich (soft skills). Każda komórka macierzy zawiera ocenę poziomu biegłości danej osoby w konkretnej kompetencji. Ocena oparta jest na wcześniej zdefiniowanej skali (np. liczbowej 1–4 lub werbalnej: początkujący – średniozaawansowany – ekspert). Matryca kompetencji może być zintegrowana z systemem HRM (Matryca Kompetencji SkillBox) lub zarządzana ręcznie (np. w Excelu). W środowisku opartym na danych, macierz kompetencji staje się istotnym elementem strategii zarządzania talentami i optymalizacji zasobów ludzkich.

CZY MATRYCA KOMPETENCJI JEST CI POTRZEBNA?

Niezależnie od wielkości firmy, dobrze zaprojektowana matryca kompetencji może realnie wpłynąć na rozwój zespołu, efektywność pracy, jak również trafność decyzji kadrowych. Zobacz, kiedy matryca kompetencji naprawdę się przydaje, a także jak rozpoznać, że właśnie tego brakuje w Twojej organizacji. Główne korzyści matryc kompetencji to:

Identyfikacja luk kompetencyjnych – precyzyjnie określisz, które obszary wymagają wsparcia.
Planowy rozwój pracowników – planujesz szkolenia na podstawie rzeczywistych potrzeb, a nie przypuszczeń.
Efektywna rekrutacja wewnętrzna – szybko wskazujesz osoby gotowe na nowe role lub awans.
Świadome planowanie ścieżek kariery – widzisz, kto może przejąć kluczowe role w przyszłości.
Silniejsze employer branding – pokazujesz, że rozwój pracownika to proces, a nie przypadek.
Skuteczniejsze zarządzanie projektami – dobierasz zespoły na podstawie faktycznych kompetencji, nie przeczucia.
Transparentność w zespole – każdy wie, czego się od niego oczekuje i w jakim kierunku może się rozwijać.
Wsparcie dla liderów – menedżerowie mają konkretne dane do podejmowania decyzji kadrowych, a także rozwojowych.
Optymalizacja kosztów szkoleń – inwestujesz tylko w te obszary, które przyniosą realny zwrot.

infografika przedstawiająca matryce kompetencji

JAK W PRAWIDŁOWY SPOSÓB STWORZYĆ MATRYCĘ KOMPETENCJI?

Macierz kompetencji to przydatne narzędzie do zarządzania kompetencjami pracowników. Jednym z dostępnych rozwiązań jest stworzenie prostej Matrycy kompetencji w programie MS Excel. Wówczas matryca kompetencji może być szczególnie atrakcyjna dla mniejszych firm, które poszukują łatwego, a także bezpłatnego sposobu na gromadzenie i analizowanie danych dotyczących kompetencji pracowników.

Etap 1: Określ kluczowe kompetencje

Dla każdego stanowiska wypisz:

– kompetencje twarde (techniczne, specjalistyczne)

– kompetencje miękkie (komunikacja, zarządzanie czasem, kreatywność)

Utworzone profile umiejętności, będą określały kompetencje wymagane na danym stanowisku.

Etap 2: Wybierz skalę oceny

Skala ocen może być liczbowa np. 1–5 lub werbalna tj. początkujący / średniozaawansowany / ekspert.

Etap 3: Oceń kompetencje pracowników

Włącz samoocenę, ocenę przełożonego i/lub testy kompetencyjne.

Etap 4: Stwórz matrycę

Zbuduj prostą tabelę (Excel lub Google Sheets). Możesz również wykorzystać naszą Matrycę Kompetencji w Excelu klikając TUTAJ.

Etap 5: Działaj

Zidentyfikuj luki. Zaplanuj działania: szkolenia, mentoring, wymianę zadań.

PRZYKŁAD MATRYCY KOMPETENCJI W EXCELU (DLA ZESPOŁU MARKETINGOWEGO)

Poniżej znajduje się przykład matrycy kompetencji w Excelu stworzony na naszym gotowym wzorze. Jest to matryca stworzona dla zespołu marketingowego, w którym jest trzech pracowników.

Umiejętności w tej matrycy to:

Copywriting
SEO
Zarządzanie projektami
Analityka danych

Jakie wnioski możemy wyciągnąć z tej matrycy kompetencji?

Najsilniejsze kompetencje zespołu

Tomek: wysoki poziom w Copywritingu (4) i SEO (3) – może pełnić rolę eksperta w zakresie treści, a także widoczności online.

Marta: bardzo dobra znajomość Analityki danych (4) – może prowadzić analizy i raportowanie, a także wspierać innych w tym zakresie.

Asia: najwyższy poziom w Zarządzaniu projektami (4) – potencjalna liderka projektów.

Kogo warto zaangażować
i do czego?

Asia – liderka projektów; może rozwijać się w kierunku zarządzania zespołem i optymalizacji procesów.

Tomek – ekspert treści i SEO; świetny kandydat do tworzenia strategii content marketingowej.

Marta – analityczka; idealna do prowadzenia analiz, dashboardów, raportowania wyników kampanii.

Luki kompetencyjne (potencjalne obszary do rozwoju)

Asia ma niski poziom w Analityce danych (1) – może utrudniać jej pełne zarządzanie projektami opartymi na danych.

Marta ma niski poziom w Copywritingu (2) i SEO (2) – warto rozważyć szkolenia z zakresu komunikacji marketingowej.

Tomek ma średni poziom w Zarządzaniu projektami (3) i Analityce danych (3) – jest wszechstronny, ale może jeszcze rozwinąć się w kierunku przywódczym.

Możliwości mentoringu / wymiany wiedzy

Tomek może szkolić Martę z zakresu Copywritingu, jak również SEO.

Marta może wesprzeć Asię w zakresie Analityki danych.

Asia może pomóc Tomkowi i Marcie rozwijać się w Zarządzaniu projektami.

MATRYCA KOMPETENCJI – CZĘSTE BŁĘDY PRZY WDRAŻANIU

– Matryca jest “na pokaz”, a nie używana w praktyce

– Kompetencje są zbyt ogólne i niepowiązane z celami firmy

– Nikt nie rozumie, jak z niej korzystać

– Pracownicy nie mają wpływu na ocenę

CO ZROBIĆ, KIEDY MATRYCA KOMPETENCJI W EXCELU TO PRZESTAJE BYĆ WYSTARCZAJĄCA?

matryca kompetencji uruchomiona na monitorze

Matryca kompetencji w Excelu to dobre rozwiązanie na start, ale szybko okazuje się niewystarczające, gdy firma rośnie, a dane trzeba regularnie aktualizować, analizować, jak również udostępniać różnym działom. Ręczne śledzenie postępów, wersjonowanie plików czy brak automatyzacji może prowadzić do błędów, a także chaosu informacyjnego. Dlatego warto wdrożyć system taki jak SkillBox – narzędzie stworzone z myślą o realnym zarządzaniu kompetencjami. SkillBox umożliwia dynamiczne aktualizacje, raportowanie, przypisywanie działań rozwojowych, a także pełną przejrzystość w zakresie umiejętności zespołu i wiele więcej – wszystko to w jednym miejscu.

PODSUMOWANIE

Wykorzystanie matrycy kompetencji pozwala firmom gromadzić i analizować dane dotyczące kompetencji pracowników. Dzięki takiemu narzędziu możliwe jest lepsze zarządzanie rozwojem pracowników, identyfikowanie luk kompetencyjnych oraz planowanie spersonalizowanych programów szkoleniowych. Warto pamiętać, że w przypadku większych organizacji bardziej rozbudowane narzędzia mogą okazać się efektywniejsze. Gdy wdrożysz matrycę kompetencji z głową, zyskujesz nie tylko lepszy zespół – zyskujesz zespół, który wie dokąd zmierza i rozwija się.

Masz pytania? Chcesz wdrożyć matrycę w swojej firmie? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść cały proces krok po kroku.

Przygotuj swoją firmę na przyszłość i umów się na niezobowiązującą konsultację.