Matryca umiejętności w praktyce: Zasada 8 – Kompleksowe ujęcie procesu
Zasada “Kompleksowe ujęcie procesu” podkreśla znaczenie opisywania umiejętności zgodnie z przebiegiem procesów w firmie, a nie na podstawie bieżących, często subiektywnych obserwacji dotyczących działań wykonywanych przez pracowników. W tym artykule przyjrzymy się korzyściom płynącym z takiego podejścia, metodzie wypracowywania precyzyjnych nazw umiejętności oraz przykładom, które pomogą wdrożyć tę zasadę w praktyce.
Dlaczego kompleksowe podejście do opisywania umiejętności jest tak ważne?
Opisywanie umiejętności zgodnie z procesami zamiast bieżącymi działaniami ma fundamentalne znaczenie dla skuteczności Matrycy Kompetencji. Oto kilka najistotniejszych korzyści:
- Pełen proces/zakres czynności
Gdy umiejętności są dokumentowane na podstawie procesów, istnieje mniejsze ryzyko pominięcia istotnych czynności. Procesy jasno wskazują, jakie zadania są niezbędne do osiągnięcia celów organizacji, co pozwala zidentyfikować ewentualne braki kompetencji. - Spójność w systemie
Pracownicy mogą wykonywać swoje zadania w różny sposób, zależnie od doświadczenia, przyzwyczajeń czy sytuacji operacyjnej. Opierając się na procesach, unikasz sytuacji, w której matryca odzwierciedla różne, niespójne praktyki zamiast wymagań organizacyjnych. - Ułatwienie planowania szkoleń i rozwoju
Opis umiejętności zgodny z procesami pozwala lepiej zaplanować ścieżki rozwoju dla pracowników i precyzyjniej dopasować szkolenia do rzeczywistych potrzeb firmy. - Lepsze wsparcie w standaryzacji pracy
Jeśli umiejętności są nazywane na podstawie procesu, wspierają dążenie do standaryzacji działań w firmie, co wpływa na zwiększenie efektywności i jakości pracy.
Jak wypracowywać nazwy umiejętności zgodne z procesami?
Opracowanie precyzyjnych i spójnych nazw umiejętności wymaga systematycznego podejścia. Poniżej przedstawiamy kroki, które pomogą osiągnąć ten cel:
- Zdefiniuj procesy w organizacji
Zidentyfikuj procesy w firmie, np. produkcyjne, sprzedażowe czy logistyczne. Jeśli już posiadasz mapy procesów, skorzystaj z nich jako punktu wyjścia. Jeśli nie, warto stworzyć uproszczoną wersję procesu z wyraźnym podziałem na etapy i czynności. - Rozpisz czynności wchodzące w skład procesu
Dla każdego procesu wypisz wszystkie czynności, które są niezbędne do jego realizacji. Ważne, by uwzględnić nawet te, które są rzadziej wykonywane, ale wciąż mają znaczenie. - Przeanalizuj wymagane kompetencje
Przy każdej czynności zidentyfikuj umiejętności, które są potrzebne do jej wykonania. Zastanów się nad specyfiką tych umiejętności – np. czy wymagają one znajomości konkretnego narzędzia, technologii, czy procedury. - Unikaj wartościowania i subiektywności
Nazwy umiejętności powinny być neutralne. Nie używaj określeń sugerujących poziom biegłości (np. “bardzo dobra obsługa”), ponieważ mogą one być niejednoznaczne. - Konsultuj nazwy z zespołem
Zaangażuj osoby wykonujące dane czynności oraz liderów procesów. Wspólne wypracowanie nazw umiejętności zwiększa ich trafność i akceptację wśród pracowników. - Testuj i weryfikuj nazwy w praktyce
Po opracowaniu matrycy obserwuj, jak sprawdza się w codziennym użytkowaniu. Jeśli nazwa umiejętności okazuje się zbyt ogólna lub niejasna, wprowadź modyfikacje.
Jak weryfikować poprawność opisu umiejętności?
Aby upewnić się, że opisane umiejętności są zgodne z procesem i realiami organizacyjnymi, warto regularnie przeprowadzać audyt matrycy kompetencji. Oto kilka wskazówek:
- Porównaj umiejętności z mapą procesów – sprawdź, czy każda czynność w procesie ma przypisaną odpowiednią umiejętność.
- Zaangażuj pracowników – poproś osoby wykonujące dane czynności o ocenę, czy nazwy umiejętności odzwierciedlają ich rzeczywiste potrzeby.
- Aktualizuj zgodnie ze zmianami procesów – jeśli procesy w firmie ewoluują, matryca kompetencji również powinna być na bieżąco aktualizowana.
Podsumowanie
Opisując umiejętności w matrycy kompetencji, pamiętaj, by bazować na całościowym przebiegu procesów, a nie aktualnych działaniach pracowników. Takie podejście przynosi wiele korzyści, od lepszej organizacji pracy po efektywniejsze planowanie szkoleń i rozwoju. Droga do poprawy skuteczności Matrycy Kompetencji jest systematyczna praca nad precyzyjnym opisem umiejętności, włączanie zespołu w proces ich definiowania oraz regularna weryfikacja matrycy. Dzięki temu Twoja organizacja zyska narzędzie, które realnie wspiera jej rozwój i efektywność.
CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ?
ZAPRASZAMY NA NASZEGO FACEBOOK, LINKEDIN ORAZ YOUTUBE
Mamy dla Ciebie prezent!
Testuj zarządzanie kapitałem ludzkim z profesjonalną Matrycą Kompetencji w arkuszu kalkulacyjnym.