Obieg dokumentów w firmie – jak usprawnić procesy dzięki elektronicznemu systemowi?
Efektywny obieg dokumentów to jeden z filarów dobrze zarządzanej organizacji. Ze względu na rozwój cyfryzacji firmy coraz częściej odchodzą od papierowych archiwów i segregatorów, wdrażając systemy obiegu dokumentów. Czy to faktycznie jest skuteczne? Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i jak wygląda jego wdrożenie w praktyce? Dziś przyjrzymy się bliżej temu, co to jest obieg dokumentów i jak nowoczesne oprogramowanie do obiegu dokumentów może odświeżyć działanie Twojej firmy.
Co to jest obieg dokumentów?
Obieg dokumentów to nic innego jak zestaw procedur, a także narzędzi, które pozwalają dokumentom (umowom, wnioskom) krążyć między pracownikami lub działami w sposób uporządkowany, a co więcej kontrolowany.
W tradycyjnej wersji to często fizyczne przenoszenie papierów, pieczątki, podpisy odręczne i czasochłonne czekanie, aż dokument dotrze do kolejnej osoby. Taki model generuje błędy, opóźnienia, jak również koszty.
Z tego powodu coraz więcej firm stawia na elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala te procesy zautomatyzować, a także przenieść do świata cyfrowego.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów to system umożliwiający rejestrowanie, przetwarzanie, przesyłanie i archiwizację dokumentów w formie cyfrowej.
Najistotniejsze elementy takiego systemu to:
- Rejestracja dokumentu w systemie (skan, plik PDF, formularz online)
- Automatyczne przypisanie ścieżki akceptacji (workflow)
- Powiadomienia i przypomnienia dla osób zatwierdzających
- Elektroniczne podpisy i autoryzacje
- Historia zmian i pełna kontrola wersji
- Bezpieczne, centralne archiwum
To wszystko sprawia, że dokument nie znika na biurku, nie leży w kolejce do podpisu, a jego status można łatwo zweryfikować w dowolnym momencie.
System obiegu dokumentów – korzyści dla firmy
Wdrożenie systemu obiegu dokumentów to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści na wielu poziomach funkcjonowania firmy. Przede wszystkim pozwala znacząco oszczędzić czas – dzięki automatyzacji procesów eliminowane są ręczne czynności związane z przenoszeniem papierów między działami. Zmniejszają się również koszty operacyjne, ponieważ firma ogranicza wydruki, kopiowanie dokumentów czy korzystanie z usług kurierskich.
System obiegu dokumentów zapewnia pełną transparentność. Pozwala łatwo sprawdzić, na jakim etapie znajduje się dany dokument, jak również kto jest za niego odpowiedzialny. Wspiera również bezpieczeństwo operacyjne dzięki kontrolowanemu dostępowi, historii wszystkich zmian oraz decyzji, a także weryfikacji etapu wniosku. To z kolei ułatwia audyty, a także zapewnia zgodność z przepisami prawnymi. Ważnym atutem jest także możliwość obsługi dokumentów zdalnie, z dowolnego miejsca. Ma to ogromne znaczenie w organizacjach zarządzających kapitałem ludzkim, gdzie ważna jest szybka, jak również bezpieczna obsługa umów, wniosków urlopowych, aneksów.
Oprogramowanie do obiegu dokumentów
W celu poprawy funkcjonowania organizacji, jak również minimalizacji błędów związanych z dokumentami, warto zwrócić uwagę na oprogramowanie do obiegu dokumentów. Wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań pozwoli przenieść formularze wniosków np. z arkusza kalkulacyjnego Excel na bezpieczną platformę, która automatyzuję cały proces. Zapobiega to sytuacją, w których wniosek zatrzymuje się na, którymś z etapów lub się zgubił.
Wybierając oprogramowanie do obiegu dokumentów, jakim jest moduł obiegu dokumentów w SkillBox otrzymujesz rozwiązanie, które systemo usprawnia proces obiegu dokumentów:
– Wsparcie i rozwój dostawcy, który zapewnia pomoc i aktualizacje
– Możesz dostosować etap i ścieżki obiegu dokumentów do własnych potrzeb,
– Integracje z ERP, systemem kadrowym,
– Bezpieczeństwo potwierdzone certyfikatami jakości ISO 9001 oraz ISO 27001,
– Użyteczność poprzez intuicyjny interfejs, przypisywanie ról, ograniczanie widoczności, elastyczny kreator, statusy dokumentów i komentarze.
– Historia zmian i decyzji, jak również możliwość zapisywania wersji roboczych.
Przeczytaj więcej o matrycach kompetencji i tym jak wykorzystać ją do rozwoju.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – krok po kroku
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to proces, który warto dobrze zaplanować. Decydując się na SkillBox masz do dyspozycji zespół consultingowy, który pomaga podczas wdrożenia systemu.
- Analiza potrzeb i określenie jakie dokumenty, a także procesy wymagają digitalizacji?
- Projektowanie ścieżek obiegu dokumentów – kto akceptuje dokumenty, jakie są etapy?
- Wsparcie dla pracowników, aby system był wykorzystywany efektywnie.
- Sprawdzenie pilotażowe, testy w praktyce, jak również korekty.
- Pełne wdrożenie oznaczające przeniesienie procesów do środowiska produkcyjnego.
Zarządzaj kompetencjami w sposób planowy i umów się na niezobowiązującą konsultację Matrycy Kompetencji SkillBox.
Podsumowanie
Obieg dokumentów nie musi być źródłem frustracji, a co więcej opóźnień. Nowoczesny system obiegu dokumentów np. Matrycy Kompetencji SkillBox pozwala firmom przejść na elektroniczny obieg dokumentów, który automatyzuje cały proces, oszczędza czas, a także zwiększa bezpieczeństwo danych. Jeśli rozważasz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w swojej firmie skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci zaprojektować procesy na miarę Twoich potrzeb.
Może Cię to zainteresować:
Matryca Kompetencji – jak wykorzystać ją do rozwoju?
Ocena kompetencji pracownika: jak poprawnie ją przeprowadzić?
Jak Matryca Sukcesji wspiera bezpieczeństwo kadrowe?
CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ?
Mamy dla Ciebie prezent!
Testuj zarządzanie kapitałem ludzkim z profesjonalną Matrycą Kompetencji w arkuszu kalkulacyjnym.