20-11-2024

Dlaczego 5S i Matryca Umiejętności to idealny duet w zarządzaniu produkcją?

---

W świecie zarządzania produkcją i efektywności operacyjnej istnieje wiele narzędzi, które pomagają organizacjom lepiej zarządzać zasobami i zwiększać wydajność. Dwa z takich narzędzi – metoda 5S i matryca umiejętności – na pierwszy rzut oka mogą wydawać się zupełnie niezwiązane. Jednak ich połączenie może przynieść wyjątkowe korzyści, szczególnie w kontekście organizacji, które dążą do standaryzacji, redukcji błędów i optymalizacji procesów.

Czym jest metoda 5S?

Metoda 5S to technika wywodząca się z Japonii, stworzona na potrzeby przemysłu produkcyjnego, ale z powodzeniem stosowana także w innych branżach. Jej celem jest stworzenie i utrzymanie uporządkowanego, bezpiecznego i wydajnego środowiska pracy. Nazwa 5S pochodzi od pięciu japońskich słów:

1. Seiri (Sortowanie) – oddzielanie potrzebnych rzeczy od zbędnych.
2. Seiton (Systematyka) – umieszczanie rzeczy na odpowiednich miejscach, aby były łatwo dostępne.
3. Seiso (Sprzątanie) – utrzymywanie czystości i porządku na stanowisku pracy.
4. Seiketsu (Standaryzacja) – ustalanie i utrzymywanie standardów.
5. Shitsuke (Samodyscyplina) – ciągłe przestrzeganie zasad 5S i dążenie do ich doskonalenia.

Wdrożenie metody 5S pozwala na zminimalizowanie strat czasu, przestrzeni i zasobów, co znacząco zwiększa efektywność operacyjną i poprawia jakość pracy.

Co zatem wspólnego z 5S ma matryca umiejętności?

Matryca umiejętności to narzędzie służące do zarządzania kapitałem ludzkim, które pomaga organizacjom monitorować i rozwijać kompetencje pracowników. Jest to tabelaryczny zapis, który pozwala zobaczyć, kto w zespole posiada określone umiejętności oraz na jakim poziomie. Matryca umiejętności jest nieocenionym narzędziem do zarządzania kompetencjami, planowania szkoleń oraz alokacji zasobów w zależności od potrzeb produkcyjnych i rozwojowych.

Jak metoda 5S współpracuje z matrycą umiejętności?

Chociaż metoda 5S koncentruje się na organizacji przestrzeni pracy, a matryca umiejętności na kompetencjach ludzi, oba narzędzia mają ze sobą więcej wspólnego, niż się wydaje. Oto perspektywa przedstawiająca, jak te dwie koncepcje się przenikają i wspierają.

1. Seiri (Sortowanie) – W kontekście matrycy umiejętności, zasada “sortowania” można rozumieć jako priorytetyzowanie i klasyfikowanie umiejętności w sposób, który pozwala skupić się na najważniejszych elementach. Dzięki możliwości przypisania w matrycy “wagi” (tj. poziomu trudności)  poszczególnym umiejętnościom – te mniej istotne zostają oznaczone jako podstawowe, a te kluczowe jako priorytetowe na danym stanowisku. To pozwala zespołom i menedżerom jasno zobaczyć, które umiejętności wymagają większej uwagi i inwestycji, a które pełnią funkcje wspierające. Dzięki “sortowaniu” matryca umiejętności staje się bardziej przejrzysta i pozwala na strategiczne zarządzanie rozwojem kompetencji – od prostych, podstawowych umiejętności aż po te kluczowe.

2. Seiton (Systematyka) – Jak każde narzędzie, matryca umiejętności powinna być systematycznie używana, zgodnie z przyjętymi zasadami. Dopiero wówczas zawarte w niej dane będą miały wartość dla organizacji, które docelowo można powiązać chociażby z wynagrodzeniami, czy procesem rozwoju.

Systematyczna ocena w matrycy oznacza, że kompetencje pracowników są na bieżąco weryfikowane i oceniane w odniesieniu do zmieniających się wymagań biznesowych i technologicznych. Dzięki temu firma może zidentyfikować luki i przerosty kompetencyjne, nowe potrzeby szkoleniowe oraz odpowiednio dostosować plany rozwoju dla poszczególnych osób i zespołów. Systematyczne aktualizowanie matryca lepiej wspiera podejmowanie decyzji dotyczących przydziału zadań, planowania ścieżek kariery, a także strategicznych działań, takich jak rekrutacja czy alokacja zasobów.

3. Seiso (Sprzątanie) – W kontekście matrycy umiejętności “sprzątanie” oznacza regularne przeglądanie i aktualizowanie danych, aby matryca była zawsze zgodna z rzeczywistymi procesami, umiejętnościami pracowników oraz aktualnymi potrzebami organizacji. Tak jak w metodzie 5S, gdzie “sprzątanie” pozwala utrzymać porządek i eliminować zbędne elementy, w matrycy umiejętności okresowa aktualizacja pomaga usunąć przestarzałe lub nieaktualne informacje, które mogą zaburzać obraz rzeczywistego potencjału zespołu.

4. Seiketsu (Standaryzacja) umiejętności i kompetencji – dzięki standaryzacji pracownicy wiedzą, jakie są oczekiwania na każdym stanowisku, jakie umiejętności są wymagane oraz jak wyglądają procedury i zadania do wykonania.

Podobnie, matryca umiejętności pomaga zidentyfikować standardy kompetencyjne, które każdy pracownik powinien spełniać, aby efektywnie realizować swoje zadania. Wprowadzenie standaryzacji umiejętności z matrycy wspiera także wdrożenie standardów 5S, ponieważ pracownicy są lepiej przygotowani i świadomi zasad obowiązujących na stanowisku pracy.

Standaryzacja ma również kluczowe znaczenie podczas wdrażania matrycy umiejętności – polegająca na tym, żeby każdy obszar w firmie, opracowany był w matrycy zgodnie z przyjętymi standardami. O tym znajdziesz więcej w artykule na blogu KDR Solutions – SkillBox w Narzędziowniku SkillBox’a.

5. Samodyscyplina (Shitsuke) to jeden z kluczowych elementów 5S, który zakłada systematyczne przestrzeganie ustalonych standardów. W przypadku matrycy umiejętności – od pracowników oczekuje się ciągłego rozwoju i doskonalenia swoich kompetencji. Od przełożonych – odzwierciedlania tego w matrycy umiejętności. Dzięki temu Bilans Kapitału Ludzkiego jest zawsze aktualny. To również pozwala organizacjom budować kulturę samodyscypliny

Podsumowanie

Metoda 5S i matryca umiejętności, choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się odrębnymi narzędziami, mają wiele wspólnego. Integracja ich w codziennej praktyce pozwala na skuteczniejsze zarządzanie zasobami i podnosi efektywność pracy, dbając o rozwój kompetencji pracowników oraz organizację ich stanowisk pracy. Wdrażając obie metody jednocześnie, organizacja może nie tylko poprawić wydajność, ale także zwiększyć satysfakcję pracowników i ich zaangażowanie w dbanie o miejsce pracy.

Zarówno metoda 5S, jak i matryca umiejętności mają za zadanie poprawić efektywność organizacji. Dzięki utrzymaniu porządku i standaryzacji procesów (5S) oraz przypisaniu odpowiednich umiejętności do odpowiednich pracowników (matryca umiejętności), organizacja może osiągnąć wyższy poziom produktywności. Pracownicy, którzy posiadają potrzebne umiejętności i pracują w dobrze zorganizowanym środowisku, są bardziej efektywni i popełniają mniej błędów.

Jednym z celów metody 5S jest eliminacja marnotrawstwa i minimalizacja błędów. W kontekście matrycy umiejętności odpowiednio przypisane zadania i umiejętności pomagają uniknąć sytuacji, w których pracownik niekompetentny lub niedostatecznie przeszkolony wykonuje zadania, do których nie jest przygotowany. Właściwa matryca umiejętności pozwala więc optymalnie zagospodarować kapitał ludzki, co razem z 5S minimalizuje straty i ryzyko wystąpienia błędów.

CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ?

ZAPRASZAMY NA NASZEGO FACEBOOK, LINKEDIN ORAZ YOUTUBE