03-02-2025

Moduł Dokumentów i Alertów w SkillBox – Zarządzaj wiedzą, dokumentami i informacjami w nowoczesny sposób!

---

Wielu menedżerów oraz działów HR zmaga się z problemem efektywnego zarządzania dokumentacją, obejmującą certyfikaty, uprawnienia, umowy i badania okresowe. Tradycyjne przechowywanie dokumentów w formie papierowej prowadzi do chaosu, opóźnień i ryzyka utraty uprawnień przez pracowników. Dodatkowo brak powiadomień może skutkować nie tylko problemami organizacyjnymi, ale również konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Moduł Dokumentów i Alertów w SkillBox to rozwiązanie stworzone z myślą o firmach, które chcą uniknąć tych problemów. W tym artykule omówimy funkcje dokumentów i alertów, ich zalety oraz wpływ na efektywność organizacji.

Czym jest moduł Dokumentów i Alertów w SkillBox?

Moduł Dokumentów i Alertów w SkillBox to funkcjonalność, która automatyzuje zarządzanie dokumentami i zapewnia pełną kontrolę nad dokumentacją dotyczącą kwalifikacji pracowników. Dzięki systemowi alertów, organizacje mogą skutecznie wspierać zarządzanie wiedzą.

Główne funkcjonalności modułu

Dokumenty

SkillBox oferuje efektywne zarządzanie dokumentami, eliminując ryzyko np. zgubienia ważnych dokumentów.

System umożliwia:

• Weryfikację osób, które zapoznały się z dokumentem co ma znaczenie dla zgodności z normami.
• Zarządzanie dostępem do dokumentów, dzięki czemu firmy mogą precyzyjnie kontrolować uprawnienia.
• Wersjonowanie dokumentów, co pozwala na śledzenie ich aktualizacji.
• Możliwość proponowania zmian w dokumentach oraz ich rozpatrywanie.
• Zarządzanie terminami zapoznania się pracowników z dokumentami, co wspiera zgodność z regulacjami BHP i ISO.
• Łączenie dokumentów z umiejętnościami i klasyfikacjami.
• Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów w SkillBox według nazw, dat czy kategorii.
• Obsługę różnych formatów plików (PDF, JPG, DOCX itp.).
• Bezpieczne przechowywanie dokumentów.

Alerty

Moduł alertów w SkillBox pozwala na tworzenie i wysyłanie powiadomień do pracowników, co minimalizuje np. ryzyko przegapienia ważnych terminów.

Najważniejsze funkcje obejmują:

• Tworzenie powiadomień do pracowników, z możliwością personalizacji treści.
• Tworzenie szablonów alertów dla powtarzających się komunikatów.
• Generowanie raportów o osobach zapoznanych z alertem, co ułatwia kontrolę zgodności.
• Łączenie alertów z dokumentami, co usprawnia zarządzanie procesami HR.
• Powiadomienia do pracowników bez konieczności posiadania skrzynek mailowych.

Korzyści z wdrożenia modułu Dokumentów i Alertów

Lepsza organizacja i łatwy dostęp do dokumentów

Dzięki modułowi dokumentów i alertów w SkillBox, wszystkie pliki są przechowywane w uporządkowanych folderach, co znacząco ułatwia zarządzanie dokumentacją i redukuje chaos.

Usprawnienie współpracy

Możliwość współdzielenia i edytowania dokumentów przez różnych użytkowników w czasie rzeczywistym przyspiesza komunikację i poprawia koordynację działań.

Zwiększenie efektywności operacyjnej

Efektywne zarządzanie dokumentami w SkillBox skraca czas potrzebny na przygotowanie dokumentacji i ułatwia dostęp do ważnych informacji, co przekłada się na większą produktywność firmy.

Wsparcie podczas audytów

Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu dokumentacją oraz systemowi powiadomień w SkillBox, organizacje mogą łatwiej przygotowywać się do audytów oraz utrzymywać zgodność z normami ISO, IATF, BHP i innymi regulacjami prawnymi.

Podsumowanie

Moduł Dokumentów i Alertów w SkillBox to niezastąpione narzędzie dla każdej organizacji dbającej o kompetencje pracowników, zgodność z regulacjami i bezpieczeństwo danych. Dzięki systemowi alertów w SkillBox oraz uporządkowaniu dokumentów, firmy mogą znacząco poprawić efektywność zarządzania i uniknąć ryzyka wynikającego z przestarzałych lub brakujących dokumentów.

Może Cię zainteresować:

Jak technologia i AI może wspierać procesy z zakresu HR

Czy podejście oparte na danych to przyszłość HR?

jak przygotować firmę na nową Dyrektywę 2026 dotyczącą transparentności wynagrodzeń?

ZAPRASZAMY NA NASZEGO FACEBOOK, LINKEDIN ORAZ YOUTUBE

CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ?